Dalam peran ini, memastikan pengelolaan administrasi yang efisien dari kantor Sorong sebagai bagian dari Kantor Greenpeace Indonesia dalam mendukung kelancaran operasi Greenpeace Indonesia. Hal ini termasuk memberikan dukungan administrasi, pengaturan perjalanan, dan akomodasi, mengelola dan memelihara ruang dan fasilitas kantor, menangani pengadaan pusat, dll.
Ini adalah posisi penuh waktu untuk satu tahun yang berbasis di Asia Tenggara – Indonesia. Lokasi kerja di Papua (Kantor Satelit Sorong)
Tugas Utama:
- Memantau Setiap hari semua pergerakan staf di Papua (termasuk pekerja jarak jauh)
- Menerapkan, mematuhi, dan memantau sistem bagi staf Papua untuk meningkatkan keamanan pribadi mereka. Hal ini termasuk menjalankan pengarahan, menyediakan peta rute alternatif untuk staf dan saran keamanan lainnya untuk staf yang teridentifikasi “terancam”, meninjau pengaturan keamanan staf, dll
- Membantu penghubung terkait keamanan dengan para pemimpin/organisasi masyarakat, pemerintah daerah, dan kepolisian di sekitar kantor Sorong.
- Membantu Petugas Keamanan dalam pembuatan, peninjauan, dan pembaharuan semua prosedur operasi standar (SOP) keamanan kantor Papua dan proyek hutan Papua serta mengadakan pelatihan untuk semua staf terkait mengenai SOP baru tersebut.
- Titik kontak pertama untuk situasi keamanan darurat di Papua (on-call); Dukungan kampanye terkait Papua
- Mengelola anggaran operasional kantor agar sesuai dengan ODP yang telah disetujui dan mengelola Kas Kecil kantor.
- Membantu pembuatan penilaian risiko, dengan berkonsultasi dengan Petugas Keamanan Indonesia, kampanye, tindakan dan logistik, serta komunikasi yang diperlukan.
- Membantu dalam implementasi/penerapan kebijakan, prosedur, dan program Kantor, termasuk Kebijakan Kantor Hijau, Kebijakan Keamanan, dan Program Pengurangan CO2.
- Bertanggung jawab untuk melaporkan CO2 yang dikeluarkan oleh kantor Indonesia dan mematuhi persyaratan pelaporan.
- Bekerja sama dengan Pemimpin Proyek dan tim “Proyek” untuk memastikan rencana keamanan lapangan diselesaikan untuk setiap proyek.
- Membantu petugas keamanan dalam membagikan dan menyebarluaskan SOP Indonesia dan Kebijakan keamanan GPSEA kepada staf yang relevan melalui koordinasi intensif dengan Petugas Keamanan
- Mendukung implementasi SOP terkait kunjungan staf dari GPSEA dan NRO lain ke Papua termasuk pengumpulan informasi sebelum keberangkatan, pengarahan, dan pemantauan.
- Bertanggung jawab atas pelaksanaan rencana keamanan fisik kantor untuk kantor Papua.
- Berkolaborasi dengan CSO dan Komunitas lainnya termasuk pihak-pihak lain yang akan mendukung operasi kami sesuai dengan persetujuan pemberi tugas dan Line manager.
- Membantu semua hasil kerja di bawah Strand 2 yang terkait dengan Papua
- Membantu tim inti proyek dalam pelaksanaan proyek dan mendukung proyek lain (lintas proyek) atau kegiatan dalam kampanye hutan.
- Membantu tim proyek dalam berkomunikasi dan berkoordinasi dengan pihak eksternal dan internal sesuai permintaan Supervisor.
- Membantu merancang dan mengimplementasikan manajemen keamanan kantor (termasuk pelatihan keamanan kantor, pelatihan kebakaran, dan protokol keamanan lainnya):
- Mengambil peran utama dalam mengelola dan menyediakan layanan dan fasilitas kantor yang sangat baik bagi staf Greenpeace untuk mendukung kelancaran operasional GPSEA yang mencakup hal-hal berikut ini, namun tidak terbatas pada:
- Koordinasi komunikasi masuk dan keluar (panggilan telepon, email, kurir, tagihan)
- Pemeliharaan peralatan kantor, termasuk permintaan dan pembelian
- Perlengkapan dan alat tulis kantor, termasuk permintaan dan pembelian,
- Memelihara dan mengelola utilitas kantor, area resepsionis, ruang kantor, ruang kerja, ruang rapat, dan fasilitas kantor lainnya
- Lain-lain yang diperlukan dalam menyediakan fasilitas kantor yang prima
- Menyediakan dan mengkoordinasikan semua pelatihan, pertemuan, VC, dan ruang konferensi di Kantor Indonesia.
- Membantu Petugas Keamanan untuk memastikan tenggat waktu untuk pembuatan penilaian risiko dan rencana keamanan terpenuhi agar dapat ditandatangani tepat waktu oleh RSM.
- Membantu memantau konteks terkait keamanan di Papua dan memberikan saran mengenai langkah-langkah Penerimaan dan Mitigasi
- Membantu fungsi Pengadaan Pusat, seperti yang dipersyaratkan oleh Manajer Lini.
Latar Belakang Pendidikan dan Kualifikasi Dasar
- Gelar Sarjana di bidang apa pun
- Kemahiran dalam aplikasi Microsoft Office
- Keterampilan organisasi yang sangat baik
PANDUAN LAMARAN KERJA
Pelamar diminta untuk menulis Surat Pengantar, yang menjelaskan mengapa Anda memenuhi syarat untuk posisi tersebut dan mengapa Anda ingin bekerja di Greenpeace, mengisi formulir lamaran terlampir dan mengunduh informasi lengkapnya lewat tautan paket rekrutmen ini.
serta mengirimkannya lewat surel ke: jobs.id@greenpeace.org
Tenggat Waktu Lamaran: 24 Februari 2023
Karena kami menerima banyak berkas lamaran untuk posisi yang diiklankan, kami tidak dapat menanggapi para pelamar yang tidak lolos seleksi satu persatu dan kami mohon maaf atas hal ini sebelumnya. Jika Anda tidak mendapatkan kabar dari kami dalam waktu dua (2) minggu sejak tanggal penutupan iklan, berarti Anda tidak lolos dalam proses seleksi.
PANDUAN PENGISIAN BERKAS LAMARAN
1. Baca paket rekrutmen ini dengan cermat sebelum mengisi berkas lamaran Anda. Paket rekrutmen berisi informasi tentang Greenpeace, tentang pekerjaan yang Anda lamar dan informasi singkat tentang kondisi penugasan.
2. Melengkapi semua kolom pada berkas lamaran. Mohon diingat bahwa hal tersebut akan menjadi dasar bagi kami untuk memilih kandidat. Daftar Riwayat Hidup (CV) tidak akan diterima.
3. Pastikan Anda mengirim berkas ke alamat surel yang benar (jobs.id@greenpeace.org), ditujukan ke Departemen SDM, dan pastikan bahwa berkas lamaran Anda tiba sebelum tanggal penutupan iklan. Berkas lamaran yang diterima setelah tanggal tersebut tidak akan kami proses.
4. Jika Anda memiliki pertanyaan, silakan kirim surel ke jobs.id@greenpeace.org.
Terima kasih dan kami tunggu surat lamaran Anda dan berkas lamaran yang telah diisi lengkap.
